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Assemblée Générale Ordinaire 2019

 
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Shikary
Bureau de L'Antre de L'Imaginaire

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PostPosted: Mon 16 Sep 2019 - 15:25    Post subject: Assemblée Générale Ordinaire 2019 Reply with quote

Bonjour,

L'Association vous avise par ce message de son Assemblée Générale Ordinaire 2019

Cette dernière aura lieu le 19 Octobre 2019 dans les locaux de la Maison Proximum du Hameau Paul Bert entre 15h00 et 18h00

Ordre du jour : 

- Vote pour le maintien du Bureau
- Vote pour le poste vacant : Responsable communication
- La présentation du bilan financier 
- La présentation du bilan morale
- La validation des points des nouvelles modifications du statut associatif
- La validation du nouveau règlement intérieur
- La présentation des projets et avenirs de l'association pour 2020 et +
- La présentation du nouveau site de l'association
- La demande de volontariat pour les projets
- La présence d'un temps de débat libre entre les membres 

Pour rappel : Votre présence est OBLIGATOIRE, si vous ne pouvez pas être présent vous devez ABSOLUMENT vous faire représenter, c'est à dire que vous devez donner (procurer) votre voix à un autre membre votant de l'association qui lui sera présent.

Pour donner votre voix à un autre membre votant vous devez utiliser le formulaire de procuration suivant : http://antre.imaginaire.clicforum.com/t2954-Formulaires-de-Procuration-pour…

!!! Important !!! La personne à qui vous donnez votre vote doit remplir le second formulaire

Tous ces documents sont à compléter et renvoyer, avec votre nom et pseudo dans l'objet du mail, à l'adresse mail suivante : lantredelimaginairededreux@gmail.com

Aucune procuration ne seras prise en compte sans ces formulaires et vous serez donc comptabilisé dans les absents sans justificatif.

Si vous ne faites pas cette démarche et que vous n'êtes pas présent le jour de l'AGO vous serez convoqué par le bureau et vous devrez vous expliquer de votre absence.

Si le bureau juge que votre "motif" d'absence n'est pas suffisant vous êtes susceptible d'être pénalisé (surcoût de l'inscription l'année prochaine par exemple),

A savoir que la législation nous l'autorise et que l'obligation est de prévenir de l'AGO est de 01 mois à l'avance, ceci est fait dans les temps


Merci de suivre ces consignes et de vous arranger pour être présent ou représenté ce jour là.

Si vous souhaitez qu'un autre point soit"ou avoir des informations complémentaires pour les points pré-cités, merci de vous adresser à notre Président Shikary

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#Association #Jeu #Dreux

Shikary,
Le Président de l'Antre de l'Imaginaire


Last edited by Shikary on Sat 26 Oct 2019 - 07:08; edited 1 time in total
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PostPosted: Mon 16 Sep 2019 - 15:25    Post subject: Publicité

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Shikary
Bureau de L'Antre de L'Imaginaire

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PostPosted: Mon 21 Oct 2019 - 07:15    Post subject: Assemblée Générale Ordinaire 2019 Reply with quote

L'Assemblée Générale Ordinaire s'est déroulée ce week-end sans aucun soucis, le compte rendu seras disponible en ligne ici même dans peu de temps,  


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Shikary,
Le Président de l'Antre de l'Imaginaire
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Shikary
Bureau de L'Antre de L'Imaginaire

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PostPosted: Sat 26 Oct 2019 - 06:29    Post subject: Assemblée Générale Ordinaire 2019 Reply with quote

Voici la version "Diffusion libre" du compte-rendu de l'Assemblée Générale Ordinaire du 19 Octobre 2019 de l'Association L'Antre De L'Imaginaire :

Dans cette version les Noms et Prénoms des personnes cités est remplacer par leurs Pseudo, et les annexes ne sont pas présente, de plus la mise en page et quelques points sont modifié afin d'être plus lisible sur ce Forum.

Cependant tous le monde peut obtenir la version complète et officiel par simple demande écrite aux bureaux de l'Association (via Mail : lantredelimaginairededreix@gmail.com), c'est la version disponible sur demande qui seras fournis à toutes les structures officielles, comme la Mairie, la Banque, etc ...

Compte-rendu de l'Assemblée Générale Ordinaire du 19/10/2019           

Comme notre principal outil de communication interne est le forum, nous indiquerons à chaque nomination d'un des membres par son NOM Prénom alias Son Pseudonyme sur le forum.

Lors de la mise en ligne sur le forum pour le respect de la vie privée, seul le pseudonyme sera indiqué ou le prénom si le Membre n'a pas de pseudonyme.

L'ordre alphabétique, d'abord des noms puis des prénoms, a été préconisé dans la nomination des personnes.

Dans le reste de ce compte-rendu, le terme " Association " fait référence à l'Association de L'Antre de L'Imaginaire.

Tous les Votes lors de cette Assemblée Générale se feront à main levée et seront validée par le Président de l’Association. En cas de contestation le point sera annulé puis représenté.

Nous joignons en Annexe A une copie de l'ordre du jour.

L'assemblée générale ordinaire a commencé à 15:00 sous la présidence de Shikary, notre Président.


Les membres suivants furent présents lors de cette réunion :

À partir de 15:00 :

Tartifletan: Président
Sirdar : Chargé de Communication
TIBOTHA
Tulkwolf
Lord Angelos
Ellm
Inti : Arrivé à 15h15
Patrick : Absent
Pollux : Secrétaire
Gui
  1.   I- Désignation du Secrétaire et du rédacteur du Compte-Rendu de l'Assemblée Générale Ordinaire
Pollux, notre Secrétaire, se propose pour prendre les notes lors de cette assemblée et de rédiger le compte-rendu.

Vote à main levée :
13 personnes présentes
Mention adoptée à 13 pour, 00 contres

Pollux, prendra donc les notes de l'assemblée générale ordinaire et s'occupera de la rédaction de ce compte-rendu.
  1. II- Validation des représentations pour les Votes

Les membres suivants donnèrent leur voix par procuration (Voir Annexe B) à un Membre présent :


Sicwhite donne sa voix par procuration àLord Angelos

Sur quinze (15) membres inscrits à l'Association : douze (12) votants présents et un (1) votants représentés par un des membres présents.

Soient treize(13) Votes sur les quinze (15) possibles.
  1.   III- La situation morale de l'Association
Shikary, notre Président, nous présente la situation morale de l'Association.

Plusieurs événements cette année ont pu être réalisé :
- La fête de quartier des Bergeronnettes le 15 juin 2019
- Manifestation l’antre du geek le 4 mai 2019
- L’antre de l’antiquité le 2 mars 2019
- 03 tournois Magic ( paquets scellés) organisé par Ridanos

État des inscriptions :
Nombre d'adhérent : 15 inscrits

Ludothèques :
Le projet de recenser les biens de l’Association est en cours.
Partenaire :
Cette année nous avons eu l’occasion de confirmer et solidifier un partenariat avec Atoll DREUX. De plus une manifestation en partenariat avec la boutique « O’petit caporal » aura lieu le 23 novembre 2019.

Institution :
- Mairie : Nouveau changement de gestion de la salle, nos interlocuteurs habituels ont changés, nous devons donc reprendre les discussions.
Nous n’avons pas pu participer à la Saint Denis car nous avions un manque d’organisateurs.

Horaires :
- Nous avons ouvert presque toutes les séances de l’année, cependant il ne faut pas relâcher nos efforts.
Un renouveau se fait sentir surtout sur les séances du dimanche.

Affichage :
Les affiches d’animations de cette année ont toutes été faites et l’affiche globale de l’Association est sur le point d’être terminée.
  1. IV- Les comptes au mois de octobre 2019 et approbation de ces derniers par l'assemblée
Tartifletan, notre Trésorier, nous fait le bilan financier à la date du 19 octobre 2019.

Les cotisations s’élèvent à 435 € pour quinze (15) membres.

88,40€ d’achats pour un jeu Harry Hotter, des figurines pour concours et lot et une caisse action, ainsi que pour Halloween 2019

Les membres approuve ce bilan.
  1.   V- Point sur le Bureau actuel
Sirdar : annonce sa démission du poste de Chargé de Communication.

Tartifletan : annonce sa démission du poste de Trésorier.

Le mandat des membres du Bureau actuel arrive à échéance, un Vote de maintien est donc organisé :

Vote pour le maintien de Shikary au poste de Président
Vote à main levée :
14 personnes présentes
Mention adoptée à 14 pour, 00 contres

Vote pour le maintien de Pollux au poste de Secrétaire
Vote à main levée :
14 personnes présentes
Mention adoptée à 14 pour, 00 contres

Demande de Vote à bulletin secret à la demande de Sirdar
Mention refusée à 13 Voix contres pour 1 pour ( Sirdar)

Demande de volontaire pour le poste de Trésorier
Se présente : Viduernos
Mention adoptée à 14 pour, 00 contres
Viduernos est désormais Trésorier de L’Association

Demande de volontaire pour le poste de Chargé de Communication
Se présente : Lord Angelos
13 pour, 1 contres (Sicwhite)
Lord Angelos est désormais Chargé de Communication de L’Association
  1. VI- Modification des Statuts et du règlement intérieur
Lecture des Statuts (en Annexe C) et du Règlement Intérieur (en Annexe C) par le Président

Vote pour la validation de la version actuelle

Vote à main levée :
14 personnes présentes
Mention adoptée à 14 pour, 00 contres

Les statuts et le règlement intérieur sont adoptés sous la version proposée ( voir annexe C)
  1. VII- Vote des tarifications
Vote pour les cotisations

-Les résidents =>30€ par an
Vote à main levée :
14 personnes présentes
Mention adoptée à 13 pour, 01 contres (Sirdar pense qu’il faudrait l’augmenter)

Vote pour une augmentation du forfait des résidents
Vote à main levée :
14 personnes présentes
Mention rejetée à 12 contres, 02 pour ( Sirdar et Shikary)

- les résidents familiaux et affiliés=> 30€ par an plus 10€ par affilié
Vote à main levée :
14 personnes présentes
Mention adoptée à 14 pour, 00 contres

-Membre mineur (de plus de 15 ans)=>20€ par an
Vote à main levée :
14 personnes présentes
Mention adoptée à 11 pour, 03 contres (Lord Angelos, Sicwhyte et Ridanos pensent qu’il faudrait mettre ce forfait à 15€)

Vote pour une baisse du tarif pour les mineurs
Vote à main levée :
14 personnes présentes
Mention rejetée à 9 contres, 05 pour
Mention rejetée, le tarif sera de 20€

-Membre Forfaitaire => 1€ par séance
Vote à main levée :
14 personnes présentes
Mention adoptée à 13 pour, 1 contres (Ellm propose une augmentation)

Vote pour l’augmentation du prix du Forfaitaire
Vote à main levée :
14 personnes présentes
Mention rejetée à 13 contres, 01 pour
Le forfait reste à 1€

Vote pour la définition d’une séance : 3 séances par week-end (le samedi de14h à 20h, le samedi de 20h à la fermeture, le dimanche de 14h à 20h)
Vote à main levée :
14 personnes présentes
Mention adoptée à 14 pour, 00 contres

Vote pour la restriction horaire des Résident mineur sans accompagnateurs et des forfaitaires après 20h le samedi et le dimanche
Vote à main levée :
14 personnes présentes
Mention adoptée à 14 pour, 00 contres

Vote du montant pour un badge perdu => 2€ par badge
Vote à main levée :
14 personnes présentes
Mention adoptée à 14 pour, 00 contres

Montant de la pénalité des frais d’inscription en cas de décision du Bureau (article sanction des statuts)=> 10€
Vote à main levée :
14 personnes présentes
Mention adoptée à 12 pour, 02 contres (Lord Angelos pense que l’amende devrait être plus importante)

Vote pour l’augmentation de la pénalité de réinscription.
Vote à main levée :
14 personnes présentes
Mention rejetée à 05 pour, 08 contres

  1.   VII- Vote des horaires de salles 2019
Shikary, notre Président, indique qu'il serait bon de mettre en place des plages horaires selon les âges. On ne souhaite pas que l'Association soit prise pour responsable si un non-majeur se promène après 22h alors qu'il n'en a pas le droit.

Il propose donc pour le samedi les horaires suivants :
Le samedi :
De quatorze (14 h) à vingt heures (20 h), l'Association sera ouverte à tout public dans le cadre prévu par nos statuts.
Vote à main levée :
14 personnes présentes
Mention adoptée à 14 pour, 00 contres

Le samedi :
De vingt heures (20 h) au départ du dernier Membre du Bureau ou assistant du Bureau, l'Association sera ouverte aux membres majeurs et aux membres mineurs (moins de 18 ans) accompagnés.
Vote à main levée :
14 personnes présentes
Mention adoptée à 14 pour, 00 contres

Le dimanche :
De quatorze heures (14 h) à vingt heures (20h) , l'Association sera ouverte aux membres majeurs et aux membres mineurs (moins de 18 ans) accompagnés.
Vote à main levée :
14 personnes présentes
Mention adoptée à 14 pour, 00 contres

Le dimanche :
De vingt heures (20 h) à vingt deux heures (22h), l'Association sera ouverte à tout public dans le cadre prévu par nos statuts.
Vote à main levée :
14 personnes présentes
Mention adoptée à 14 pour, 00 contres

Exceptionnel : Libre du samedi neuf heures (9h) au dimanche soir vingt trois heures (23h), l’ouverture exceptionnelle est prévue uniquement lors des manifestations et encadrées par décision du Bureau.
Vote à main levée :
14 personnes présentes

Mention adoptée à 14 pour, 00 contres
  1. IX- Avis du planning des manifestations 2019-2020
23 novembre 2019 : Animation : les idées cadeaux
02 février 2020 : Animation : Chandeleur
11 avril 2020 : Animation : Pâques
20 juin 2020: Animation : Fête de la Musique
  1.   X- Avis de la politique associative 2019/2020
La mairie de DREUX est en train de revoir ses priorités sur le soutien qu’elle offre aux associations. Dans ce but il faut que l’Association s’engage dans des actions plus marquante pour la commune. Dans ce but il sera demandé à tous les membres de s’investir au maximum de leurs possibilités. Il est important de nous démarquer par rapport aux autres associations.
  1.   XI- Avis concernant le site internet
Présentation du site internet dans sa version Béta par une tablette passer aux Membres présent.

Dans l’ensemble les Membres sont satisfait de la version Béta, une version définitice sera mise en ligne ultérieurement par le Bureau.

Fin de séance 16h45, le 19/10/2019.

Fait le 19/10/2019 à Dreux,


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Shikary,
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